Hallitus, näin varaudut koronavirukseen taloyhtiössä
Julkaistu: 28.02.2020
Kiinteistöliitto kannustaa taloyhtiötä malttiin ja seuraamaan viranomaistiedotusta koronaviruksen tiimoilta. Kiinteistöliitto on julkistanut taloyhtiöille ohjeet hyvissä ajoin etukäteen sen varalta, että koronaviruksen leviäminen etenisi pandemiatasolle. Ohjein on tarkoitus kiinnittää hallitusten huomiota siihen, millaisiin seikkoihin koronaviruksella voi olla vaikutusta niin yhtiön hallinnoinnissa kuin kiinteistönpidossakin. Hallitusten on muutenkin kokoontuessaan hyvä käsitellä koronavirukseen liittyvää mahdollista varautumistarvetta ja -valmiutta yhtiössä.
Toimintaohjeet lyhyesti
- Tarkkaile viranomaistiedotusta koronaviruksen leviämisen tilanteesta
- Käy läpi palvelusopimusten ehdot poikkeustilanteisiin varautumisesta
- Käsittele koronaviruksen leviämisen riskit taloyhtiön toiminnalle hallituksen kokouksessa
- Tee tarvittavat päätökset - hyödynnä etäpäätöksenteon mahdollisuudet
- Ohjeista ja viesti tarpeen mukaisesti
Pelastuslaki velvoittaa toimiin
Pelastuslaki velvoittaa rakennuksen omistajan, haltijan sekä toiminnanharjoittajan varautumaan henkilöiden, omaisuuden ja ympäristön suojaamiseen vaaratilanteissa (omatoiminen varautuminen).
Taloyhtiöidenkin kannattaa seurata koronaviruksen leviämistä ja sen seurauksia, ja tarvittaessa reagoida toiminnassaan asianmukaisesti. Viranomaisohjeistus on THL:n vastuulla.
Pelastuslaki velvoittaa laatimaan pelastussuunnitelman asuinrakennuksiin, joissa on vähintään kolme asuinhuoneistoa. Hallituksen kannattaa huolehtia pelastussuunnitelman päivittämisestä kattamaan myös koronavirukseen liittyvät varautumistoimet.
Hallitustyöskentely
Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen on kokoonnuttava tarvittaessa. Hallinnon hoidon edellyttämät välttämättömät päätökset on tehtävä hallituksessa koronaviruksen leviämisestä riippumatta. Asunto-osakeyhtiölaki säätää hallituksen kokoontumisesta hyvin suppeasti. Kukin hallitus päättää siten omat työskentelytapansa. Jos koronavirukseen liittyen asetetaan liikkumis- tai kokoontumisrajoitteita, kannattaa muistaa, että hallituksen käytettävissä on myös sähköpostitse tai puhelimitse pidettävät kokoukset. Hallinnon hoitoon liittyvään viestintään kannattaa hyödyntää sähköpostia tai puhelinta.
Isännöinti
Isännöitsijän asemasta, tehtävistä, velvollisuuksista ja vastuista on säädetty asunto-osakeyhtiölaissa. Lakisääteiset tehtävät on pyrittävä täyttämään poikkeusoloissakin niin huolellisesti kuin ko. olosuhteissa voidaan kohtuudella edellyttää.
Lisäksi on huomioitava, että isännöinnistä tehdään taloyhtiön ja isännöintiyrityksen välillä tehtävänhoitoa tarkentava isännöintisopimus. Tehty isännöintisopimus sitoo osapuoliaan. Kummankin osapuolen on täytettävä sopimusvelvoitteensa asianmukaisesti.
Jos sopimusvelvoitteita normaalitilanteessa laiminlyödään tai rikotaan, on taloyhtiön käytössä sovitut keinot, tyypillisesti esimerkiksi sopimuksen päättäminen (irtisanominen tai purku), palkkion pidättäminen, vahingonkorvaus ja/tai sopimussakko.
Huomionarvoista on, että isännöintisopimuksessa on voitu varautua poikkeusoloihin eli ylivoimaiseen esteeseen. Nämä poikkeusoloja koskevat ehdot voivat tulla sovellettavaksi esimerkiksi, jos koronaviruksen leviäminen etenee pandemiaksi ja viranomaiset rajoittavat ihmisten liikkumista ja kokoontumista.
Isännöintisopimukset sidotaan usein isännöinnin yleisiin sopimusehtoihin (ISE 2007) ja nämä yleiset sopimusehdot sisältävät ylivoimaisen esteen säännöksen. ISE 17 §:n mukaan sopijapuolet vapautuvat sopimusvelvoitteistaan niin pitkäksi aikaa kuin valmius- tai puolustustilalaissa tarkoitettu poikkeuksellinen olosuhde tai vaikutuksiltaan niihin verrattava ylivoimainen este estää sopimuksen täyttämisen tai sen vaatiminen olisi kohtuutonta. Ylivoimaisen esteen ajalta sopijapuolille aiheutuvat sopimuksen täyttämättä jäämisestä aiheutuvat vahingot korvataan vain, mikäli siitä on erikseen sovittu. Sopijapuolilla on myös oikeus purkaa sopimus, jos sovittujen tehtävien hoitaminen on ylivoimaisen esteen vuoksi pakko keskeyttää määräämättömäksi ajaksi.
Hallituksen kannattaa kokouksessaan käydä läpi isännöitsijän kanssa, miten isännöintiyritys on varautunut koronaviruksen leviämiseen ja mahdolliseen pandemiariskiin. Isännöintisopimus kannattaa käydä läpi ja selvittää, mitä osapuolten välillä on sovittu poikkeusoloista tai niihin liittyvien uusien tehtävien hoidosta.
Yhtiökokoukset
Merkittävimmät asumiseen ja asumiskustannuksiin liittyvät asiat päätetään yhtiökokouksessa. Hallitus päättää yhtiökokouksen koolle kutsumisesta tarvittaessa. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä määräajassa eli kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Yhtiökokous pidetään yleensä yhtiön kotipaikassa sijaitsevissa tiloissa, usein vuokratiloissa (esim. kouluissa tai hotellien neuvottelutiloissa). Koronavirukseen liittyen on mahdollista, että viranomaiset rajoittavat kokoontumista tavalla tai toisella. Yhtiön hallituksen tulee kuitenkin huolehtia yhtiökokousten pitämisestä ja päätöksenteosta.
Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että kokoukseen voidaan osallistua myös kokouspaikan ulkopuolelta postin välityksellä tai teknisen välineen avulla. Myös hallitus voi tehdä tästä päätöksen, jollei yhtiöjärjestyksessä ole etäosallistumista estetty.
Jos koronaviruksen johdosta liikkumista tai kokoontumista rajoitetaan, hallituksen kannattaa päättää sallia osallistuminen yhtiökokoukseen postin välityksellä tai etäyhteydellä. Tämä on mahdollista, jos etäosallistumista ei ole yhtiöjärjestyksessä rajoitettu. Etäosallistumismahdollisuudesta on mainittava yhtiökokouskutsussa.
Lisäksi kannattaa huomioida, että päätöksiä voidaan tehdä myös yhtiökokousta pitämättä, jos osakkaat ovat yksimielisiä sekä päätettävistä asioista, myös siitä, että päätöksenteko voi tapahtua kokousta pitämättä. Päätöksistä tehdään pöytäkirja kuten yhtiökokouksestakin.
Kiinteistöpalvelut
Koronavirus voi levitessään vaikuttaa myös kiinteistölle toimitettaviin palveluihin kuten kiinteistöhuolto- ja siivouspalveluihin.
Myös kiinteistöpalvelujen kohdalla tehty sopimus sitoo osapuolia eli kummankin osapuolen on täytettävä sopimusvelvoitteet asianmukaisesti. Sopimus sisältää tyypillisesti seuraamukset sopimusrikkomuksista ja kyseeseen tulee sopimuksen päättäminen (irtisanominen tai purku), palkkion pidättäminen, vahingonkorvaus ja/tai sopimussakko.
Kuten isännöintisopimuksessakin, myös kiinteistöpalveluja koskevissa sopimuksissa on usein varauduttu poikkeusoloihin. Hallituksen kannattaa käydä läpi sopimukset ja selvittää, millaisiin sopimusehtoihin taloyhtiö on sitoutunut.
Kiinteistöpalveluja koskevat sopimukset sidotaan usein kiinteistöpalvelualan yleisiin sopimusehtoihin (KP YSE 2007). Yleisten sopimusehtojen 15 §:ssä on säädetty ylivoimaisen esteen muodostavista poikkeusoloista. Ehto vaikutuksineen on poikkeusolojen osalta saman sisältöinen kuin ISE-ehdoissa. Ks. tältä osin mitä edellä tässä ohjeessa on isännöinnin kohdalla todettu.
Palvelukatkosten lisäksi on mahdollista, että viranomainen määrää tai suosittaa erilaisia puhdistus-, desinfiointi- tai muita vastaavia toimia suoritettavaksi asuntoyhteisöjen yleisissä tiloissa koronaviruksen leviämisen estämiseksi. Tällaisessa tilanteessa taloyhtiön kannattaa viivytyksettä käynnistää neuvottelut palveluntuottajan kanssa sopimusmuutoksista. Kiinteistöpalvelusopimuksiin on yleensä sisällytetty ehto menettelytavasta sopimusta muutettaessa tai tällainen ehto sisältyy palveluun sovellettaviin yleisiin sopimusehtoihin. Muutokset sopimuksiin on neuvoteltava sopimuksen tai soveltuvien yleisten ehtojen mukaisesti.
Jätehuolto
Koronavirus voi levitessään vaikuttaa jätehuollon toimivuuteen. Tilannetta kannattaa tarkkailla hallituksessa ja ohjeistaa tarvittaessa talon asukkaita ja muita kiinteistön käyttäjiä kiinnittämään huomiota jätteiden määrään ja lajitteluun.
Yhtiöissä on hyvä varautua myös jätehuoneiden ja -astioiden puhtaanapitoon liittyviin viranomaismääräyksiin tai suosituksiin sekä neuvotella tarvittavat muutokset kiinteistöpalvelu- ja jätehuoltosopimuksiin.
Huomioi tarvittavat lisäkustannukset talousarviossa
Varsinaisessa yhtiökokouksessa vahvistettavassa talousarviossa kannattaa huomioida koronaviruksen mahdollisen torjunnan lisäkustannukset.
Osakkaiden omatoiminen varautuminen
Osakkaita ja asukkaita on hyvä kannustaa varautumaan myös omalta osaltaan koronaviruksen leviämisen mahdollisesti aiheuttamiin katkoksiin, keskeytyksiin ja rajoituksiin. Lisätietoja asukkaiden omatoimisesta varautumisesta löytyy esimerkiksi oman kotikunnan kotisivuilta tai alueellisen pelastusviranomaisen kotisivuilta.
Viestintä
Koronavirukseen liittyvästä varautumisesta, toimenpiteistä ja rajoituksista kannattaa viestiä taloyhtiön osakkaille ja asukkaille aktiivisesti mahdollisimman monia eri viestintämuotoja käyttäen. Viestinnästä päättää hallitus ja isännöinti.
Lisätietoa taloyhtiön viestinnästä löydät esimerkiksi Taloyhtiön viestintäsuosituksesta.